UPRAVLJANJE TROŠKOVIMA PREDUVJET JE KONKURENTNOG POSLOVANJA

Najuspješnije svjetske kompanije posljednje desetljeće uložile su značajna sredstva u informatizaciju nabavnog procesa kojega su prepoznale kao ključnog za konkurentno i efikasno poslovanje. Zanimljivu konferenciju na temu pametne nabave nedavno je u HGK Zagreb održala softverska tvrtka RIS d.o.o. Svjetske softverske trendove i najnoviju tehnologiju riječki i zagrebački softveraši donose hrvatskim korisnicima više od dvadeset godina, a posljednje tri godine specijalizirali su se za sustave Spend managmenta koji na velika vrata ulaze u naše tvrtke. O elektroničkoj nabavi i aktualnim zbivanjima u javnoj nabavi razgovarali smo s izvršnim direktorom RIS-a, Perinom Krnetom

P: Većina tvrtki u razvijenim zemljama posjeduje softvere za elektroničku nabavu, a s druge strane rijetke su naše tvrtke s razvijenim elektroničkim nabavnim procesom.

O:   Informatizacija nabave u naprednim gospodarstvima  doživjela je boom prije 15-ak godina što ne čudi jer računica je jasna  – svaki smanjeni trošak je izravni profit poduzeća. Ali uštede su samo jedan od motiva. Uvođenjem e-nabave direktori i menadžeri dobivaju potpuni uvid i nadzor nad troškovima, a samim time i mogućnost racionalnog gospodarenja novcem. Tvrtke postaju konkurentnije i otvaraju se globalnom tržištu, a nabavni procesi postaju brži i efikasniji. U našim tvrtkama e-nabava je rijetka jer su sve do nedavno softveri za e-nabavu bili cjenovno nedostupni manjim tvrtkama, pogotovo onima u nerazvijenim zemljama. Osim toga, naše tržište uvijek kaska nekoliko godina za tehnološkim trendovima i sa zadrškom se odnosi prema novitetima. Srećom, stvari se polako mijenjaju i  sve je veći broj tvrtki koje se odlučuju za ulaganja u nabavni proces.

P: Jedna od najvećih hrvatskih kompanija Podravka koristi vaše rješenje, kakva su njihova iskustva?

O: Podravka je velika kompanija koja je na ovim područjima uvijek korak ispred ostalih pa je tako bilo i ovom slučaju. Oni su željeli u potpunosti informatizirati iznimno komplekse i zahtjevne nabavne procese i uspjeli su u tomu. Prema njihovom iskustvu, ključna prednost eNabave je pojednostavljenje i ubrzanje procesa. Primjerice, analiza pojedinih tendera trajala je više tjedana, a sada taj isti  posao  traje –  pola sata!!! Novi krug tendera pokreće se u nekoliko minuta, a samo jednim klikom dobiva se svako slovo zabilježeno u procesu. Uštede u vremenu su ogromne, a napredak u procesu je izvrstan.

P: Govorite o uštedama vremena, ali e-nabava često se povezuje i s direktnim financijskim uštedama.

O: Efikasno sredstvo za trenutačne financijske uštede, koje sežu i do 30 posto, su online reverzne aukcije.  Ova aplikacija nudi brojne prednosti. Kad govorim o uštedama na aukcijama kao primjer navodim češke gradove koji su se prvi u istočnoj Europi odvažili uvesti e-aukcije. Rezultat su značajne uštede, nabavne cijene snizili su i do 20 posto. E-aukcijama otvaraju se i mogućnosti poslovanja na globalnom tržištu čime se podiže razina konkurencije. Značajne uštede postižu se i u vremenu. Tradicionalni pregovarački proces znao je potrajati i više tjedana, a elektroničke aukcije to razdoblje reduciraju na sat vremena. Prema dostupnim informacijama samo europsko tržište elektroničkih aukcija prije nekoliko godina iznosilo je preko 150 milijarde eura.

P: Na koji način funkcionira eAukcija i koje su glavne prednosti tog rješenja?

O: Aukcija je formalizirana procedura e-trgovine, odigrava se prema unaprijed utvrđenim pravilima. Dobavljači se u eAukcijama suočavaju „oči u oči“ i na kraju su oni ti koji određuju konačnu cijenu. Nadmetanje na e-aukciji može se usporediti s utakmicom u kojoj svaki sudionik želi pobjedu, zato se ne smije zanemariti emocionalni natjecateljski duh, neizvjesnost i iščekivanje rezultata pa u tom aspektu do izražaja dolazi i ne manje važan psihološki moment e-aukcije. Postoji nekoliko vrsta aukcija i svaka od njih ima neke svoje specifičnosti. Engleska reverzna aukcija je najpopularnija i odvija se prema principu da dobavljači unose cijenu nižu od prethodne. Nizozemska aukcija sve je traženija, a karakterizira ju povećavanje cijene u zadanim intervalima, a pobjednik je prvi dobavljač koji pristane na ponuđenu cijenu. U japanskom tipu aukcije cijena se u zadanim intervalima automatski snižava, dok brazilska postavlja pitanje tipa koliku količinu možete ponuditi za ovoliko novaca. Prema našim iskustvima, svaka nabava može se aukcirati, najvažnija je kvalitetna priprema.

P: Budući da aukcije znatno snižavaju cijene, kako dobavljači reagiraju na ovaj tip nabave?

O: U principu jako dobro. U svijetu su e-aukcija uvriježena praksa i ono što je dobavljačima važno jest spoznaja da nema pogodovanja nikomu, da je uistinu pobijedio onaj koji je dao najbolju ponudu. Cijeli sustav je postavljen tako da je postupak transparentan. Predmet nabave je točno specificiran, ponude se unose u sustav, imena dobavljača su anonimna do samog završetka, a sustav sam bira najbolju ponudu uzimajući pritom u obzir i ostale elemente ponude, a  ne samo cijenu. Što se tiče brzine, projekt nabave može završiti i za deset minuta.

PN: eNabava javnoj nabavi donosi transparentnost, efikasnost i uštede

P: Spomenuli ste transparentnost, a to je jedna od stavki koja najviše tišti javnu nabavu. Europska komisija u svom izvješću napisala je da Hrvatska ima najveći stupanj rizika od korupcije u procesu javne nabave. Što je zapravo transparentnost, gdje nastaje problem?

O: Transparentno je ono što je dostupno, očigledno, jasno i razumljivo! Zamislite da na stadionu s nekoliko desetaka tisuća navijača dvogledom tražite Ivana Ivića. On je tu pred vama, znate u što je obučen, najbolji vam je prijatelj, međutim, među tisućama navijačima malo je vjerojatno da ćete ga uspjeti pronaći u stvarnom vremenu, ustvari sigurno ga vidite, ali ne možete ga izdvojiti. Ista stvar je i s nabavom u kojoj se vrti ogromna količina podataka, svi su oni na portalu, istovremeno „vidite“ svih, ali niti jedan podatak u suštini nije dostupan. Potraga i analiza određenih podataka mogu potrajati godinama. Nasuprot tomu,  eNabava počiva na postavkama transparentnosti, podatke klasificira i sprema, bilježeći pritom svaki znak i aktivnosti koji je učitan u sustav, a samo jednim klikom u bilo kojem trenutku traženi podatak je pred vama praktički za nekoliko sekundi!

P: Iz toga proizlazi da bi eNabava riješila mnoge probleme u javnoj nabavi. Može li se aplikacija primijeniti i u sustavu javne nabave?

O: RIS je prije nekoliko mjeseci uspješno završio pilot projekt s FINOM kao pružateljem usluge te Hrvatskom lutrijom i Državnim uredom za središnju javnu nabavu kao korisnicima. Testirali smo mogućnosti i učinke korištenja eNabave za obveznike javne nabave te prilagođavali softver kompleksnim zahtjevima bagatelne nabave, od procesa do terminologije. Budući da je projekt polučio uspjeh, očekujemo da će državne agencije u dogledno vrijeme postati pružatelji usluge iz područja Spend managementa koja će korisnicima biti dostupna kao servis eNabava u cloudu.

P: Javna nabava u Hrvatskoj iznosi preko 40 milijardi kuna godišnje, pri čemu se 20% troši netransparentno. Ispostavilo se da se uzimaju u startu najjeftiniji ponuđači po nekom kriteriju koji u konačnici nisu ekonomski najisplativiji. Na koji način se mogu slagati kriteriji u eNabava softveru, s obzirom da u EU čak 80% javne nabave ide po kriteriju ekonomske isplativosti i omjera kvalitete, dok je kod nas to manje od 1%?

O: Definitivno, to je velika promjena za naručitelje koji su se u kratkom vremenskom roku morali prilagoditi novim propisima. Primjenu Ekonomski najpovoljnije podržavamo i  eNabava je potpuno  prilagođena odabiru ponude prema kriteriju najboljeg omjera cijene i kvalitete. Naš sustav podržava obje metode slaganja kriterija ENP-a, i apsolutnu i realnu, za apsolutni model obuhvaća bodovanje pridavanje cijene bodovima i komparaciju, a za relativni prema značajima koje je definirao naručitelj izračunava maksimalan broj bodova.

P: Koje su prepreke za uvođenje ovakvog softvera u javnu nabavu za velike vrijednosti?

O: Nema prepreka. Sustav je spreman i prilagođen za korištenje, jedini problem za sada je zatvorenost sustava EOJN-a koji ne podržava razmjenu podataka s drugim sustavima. Ali i taj dio bi uskoro mogao biti riješe jer postoje ozbiljne naznake da će Narodne novine uskoro uvesti B2B sučelje. eNabava se i sada može koristiti. Kroz naš sustav pripremi se projekt, dokumenti se uploadaju na EOJN, i onda se ponovno vrate u naš sustav, jedina iznimka je što se podaci moraju prepisivati iz sustava u sustav.

P: Često se u javnoj nabavi nakon ugovaranja posla više uopće ne prati što se događa. Postoji li alat unutar eNabava softvera koji bi mogao pratiti jesu li svi troškovi kao kod ugovaranja?

O:Upravo u tom dijelu se najviše odražava transparentnost sustava. Analiza nabave daje uvid u sve podatke, bilježi svako slovo, svaki znak s mogućnošću analize svakog detalja. Analitički dio eNabave može ojačati pregovaračku poziciju jer doslovce u sekundama daje bitne informacije o dobavljačima i odnosima s kupcem kroz povijest, od cijena do kvalitete.  Koliko god poboljšali nabavu, metodama kao što su pregovori i istraživanja tržišta može se utjecati na smanjenje cijena. eNabava neminovno dodatno  poboljšava i to, posebice po pitanjima ušteda u procesu i u eAukcije uštedama u cijeni.

P: Koje su glavne komponente eNabava softvera i koji su izazovi pri implementaciji?

O: Najveći izazovi su ljudi! Svaka promjena je šokantna. Kada su računala zamijenila pisače mašine bio je šok a, danas je posao bez računala nezamisliv. Tako danas ustaljene nabavne procese poput excel tablica, papira, outlooka, polako, ali sigurno zamjenjuje softverska podrška. Za razliku od nekih drugih informacijskih sustava, eNabava je kreirana da se uvodi postepeno pa je samim time prilagodba korisnika mnogo lakša. Iako se u svijetu zna točno poimanje pojma elektronička nabava u široj regiji još pojam nije uvriježen i svašta se trpa u isti koš. E-nabava je specijalizirani poslovni softver, odnosno sveobuhvatno integrirano softversko rješenje koje automatizira procese nabave koristeći elektronička komunikacijska sredstva i mora podržavati zahtjeve za nabavu, portal kupca, portal dobavljača i reverzne e-aukcije.

P: Pri korištenju softvera, jako je važna korisnička podrška, kako ona funkcionira?

O: RIS je svojim klijentima uvijek na raspolaganju. U prvom redu gradimo partnerski odnos sa svojim klijentima. Poslovni uspjeh naših klijenata je i naš uspjeh, zato svakom problemu pristupamo sistematski i ozbiljno. Kontinuirano ulažemo u edukaciju i obrazovanje svojih zaposlenika kako bi brže i efikasnije mogli riješiti probleme. Moram istaknuti kako je dosadašnje iskustvo pokazalo da je sustav funkcionalno kapacitiran, jako je fleksibilan i prilagođava se najkompliciranijim nabavama. Mjesečno dobivamo u prosjeku jednu primjedbu što je uistinu zanemarivo.

P: eNabava je novi tip softvera. Na koji način upoznajete tržište, kako i gdje se zainteresirani mogu informirati, planirate li uskoro neke evente?

O: Dosta poduzeća pokazalo je interes i zato smo tijekom prve polovice godine održali konferencije u Rijeci i Zagrebu. Odaziv je bio iznimno dobar zato u narednim mjesecima planiramo održati sličan event i u ostalim regionalnim središtima. Međutim, svi koji su zainteresirani uvijek mogu dobiti informaciju koja ih zanima.

S eNabavom Hrvatska bi uštedjela minimalno 9 milijuna kuna!

– EOJN je virtualna oglasna ploča i pogodna je za objavu obavijesti/oglasa, ali ne podržava cjelokupni proces nabave što iziskuje mnogo nepotrebnog i neizbježnog prepisivanja s papira ili internog sustava na portal. Na prvu ruku zvuči apstraktno, ali kada se prikaže stvarnim brojkama situacija u javnoj nabavi je poražavajuća. U 2014. godini objavljeno je 12 tisuća tendera i  podaci za sve natječaje morali su se ručno prepisati (!), što je u 21. stoljeću nonsens. Jednostavnom matematikom dolazimo do rezultata kako je u samo  jednoj godini  prepisivanje podataka za objavu tendera potrošila gotovo cijeli radni vijek jednog radnika iz čega proizlazi da je država prepisivanje platila minimalno 9 milijuna kuna! Zato kažem da bi s eNabavom to bila minimalna ušteda, a kad bi joj se pribrojale i ostale moguće uštede taj iznos bi se višestruko povećao.